Naviguer vers l’impact : comment la rétrospective du voilier peut aider les associations à tracer leur cap vers la réussite

Dans le secteur associatif, la réflexion et l’amélioration continue sont essentielles. Les ressources y sont souvent limitées, et chaque décision – même la plus modeste – peut avoir des répercussions considérables sur la communauté servie. Initialement développées pour la gestion de projets informatiques, les méthodes agiles se déploient aujourd’hui dans différents domaines, y compris celui du travail associatif. Parmi ces méthodes, la rétrospective du voilier (Sailboat Retrospective) se démarque par son efficacité et sa simplicité. Elle fournit aux équipes un cadre visuel et participatif pour analyser les succès, identifier les freins et déterminer les axes d’amélioration.

Dans ce qui suit, nous allons expliquer en détail comment fonctionne cette rétrospective du voilier et pourquoi elle est particulièrement utile pour les associations qui cherchent à optimiser leurs opérations et à accroître leur impact.

1. Qu’est-ce qu’une rétrospective du voilier ?

La rétrospective du voilier est un exercice collaboratif qui repose sur la métaphore d’un voyage en bateau. Le voilier représente votre équipe ou votre organisation, se dirigeant vers un but précis. Dans ce cadre :

L’île (ou le rivage) : l’objectif ou la vision que vous souhaitez atteindre (par exemple, la réussite d’une campagne de financement, le lancement d’un nouveau programme communautaire ou l’atteinte d’un indicateur d’impact).

Le vent : les facteurs qui vous poussent vers l’avant, c’est-à-dire ce qui vous aide à vous rapprocher de vos objectifs.

Les ancres : les éléments qui vous freinent, qui vous retiennent ou qui constituent des obstacles à votre progression.

Les rochers : les dangers cachés ou les problèmes potentiels qui se trouvent sous la surface et qui pourraient causer de sérieux dégâts s’ils ne sont pas anticipés et gérés.

En invitant chaque membre de l’équipe à réfléchir à ces composantes, on favorise la transparence, la collaboration et une compréhension commune des forces et des faiblesses du moment.

2. Pourquoi utiliser une rétrospective du voilier dans un contexte associatif ?

Contraintes de ressources

Les associations fonctionnent souvent avec un budget et un nombre de collaborateurs limités. La rétrospective du voilier permet de repérer clairement les éléments qui soutiennent efficacement la mission (le « vent ») et ceux qui créent des goulots d’étranglement (les « ancres »). Cette visualisation aide à mieux répartir les ressources et à optimiser leur usage.

Alignement sur la mission

Dans une association, la « destination » (l’île) n’est pas le profit, mais l’impact social ou environnemental recherché. L’exercice du voilier maintient cette mission au cœur de la réflexion, rappelant à tous l’importance et le sens de leur travail.

Méthode participative et inclusive

Grâce à son approche visuelle, la rétrospective du voilier est accessible à tous, quels que soient leur service, leur ancienneté ou leurs compétences techniques. Employés, bénévoles, membres du conseil d’administration et autres parties prenantes peuvent y prendre part et partager leur point de vue unique.

Détection des risques cachés

En portant une attention particulière aux « rochers » potentiels, l’association peut anticiper et gérer efficacement les risques à venir. Cela réduit la probabilité de crises susceptibles de freiner les programmes essentiels ou de nuire à la confiance des donateurs.

3. Comment mener une rétrospective du voilier ?

Préparation

Choisissez le format : en présentiel, vous pouvez utiliser un tableau blanc ou un grand panneau avec des Post-it. Pour une équipe à distance, optez pour des outils de tableau blanc virtuel.

Définissez l’objectif : quelle est « l’île » à atteindre ? S’agit-il d’un événement important, d’un objectif de collecte de fonds ou d’un projet d’extension de vos services ?

Mise en place

Dessinez (ou affichez) un voilier, une île, et un océan avec des rochers et des ancres éventuelles.

Identifiez clairement les zones ou rubriques : « Vent », « Ancres », « Rochers » et « Île ».

Brainstorming

Vent : Demandez à chaque participant de noter ce qui a fait avancer l’équipe. Cela peut être un excellent engagement bénévole, une communication efficace, une nouvelle technologie adoptée ou une hausse des dons.

Ancres : Identifiez ensuite ce qui vous freine : contraintes budgétaires, processus administratifs lourds, manque de personnel, systèmes informatiques obsolètes, etc.

Rochers : Invitez chacun à se projeter et à réfléchir aux menaces ou problèmes à venir : changement législatif imminent, saturation des donateurs, risque d’épuisement du personnel, etc.

Regrouper et discuter

Au fur et à mesure que vous collectez les idées, regroupez celles qui se recoupent. Discutez de chaque groupe afin de dégager les grandes tendances et les causes profondes.

Les thèmes récurrents méritent une attention particulière : ils révèlent souvent des points névralgiques à traiter en priorité.

Établir les priorités et planifier

Vous ne pourrez pas traiter toutes les idées en même temps. Définissez ensemble quelles priorités s’imposent immédiatement et où concentrer vos efforts.

Pour chaque obstacle ou risque, élaborez un plan d’action concret : qui sera chargé de le résoudre et selon quel calendrier ?

Assurer le suivi

Attribuez des responsabilités et fixez des échéances claires.

Prévoyez de revenir sur ces avancées lors d’une prochaine réunion ou d’une rétrospective future. Cela crée un suivi régulier et évite que les bonnes résolutions ne tombent dans l’oubli.

4. Conseils pour tirer le meilleur parti de la rétrospective du voilier en association

Créer un climat de confiance

Encouragez la transparence et rappelez que toutes les idées – positives comme négatives – sont les bienvenues. Un environnement de confiance permet des échanges plus sincères et productifs.

Célébrer les réussites

Travailler dans le secteur associatif peut être exigeant. N’oubliez pas de mettre en avant les éléments positifs (le « vent ») qui vous ont aidés à avancer. C’est un excellent moyen de motiver et de valoriser l’équipe.

Garder la mission au centre

Reliez chaque observation à la mission de votre association. Cela aide chacun à comprendre l’enjeu global et renforce son engagement.

Rester flexible

Adaptez le format de la rétrospective du voilier en fonction de vos besoins. Vous pouvez ajouter ou modifier des catégories, par exemple pour inclure la voix des communautés bénéficiaires ou des donateurs. L’important est que l’exercice reste pertinent pour votre contexte.

Favoriser la collaboration interdisciplinaire

Les associations regroupent souvent plusieurs profils (chargés de projet, équipe de communication, bénévoles, conseil d’administration). Invitez toutes ces voix à s’exprimer. La diversité des perspectives enrichit la réflexion.